Datenmanagement Canvas

Wie verwende ich das Datenmanagement Canvas?

Das Datenmanagement ergänzt Ihre Datenstrategie, indem es Ihre Aufmerksamkeit auf folgende Fragen lenkt:

1. Was ist für den Datenschutz erforderlich?
2. Wie garantieren wir die Datensicherheit?
3. Wie erhöhen wir die Datenqualität?
4. Wie ermöglichen wir eine hohe Datenverfügbarkeit?

Zwischen den defensiven Themen wie Datenschutz und Datensicherheit sowie den offensiven Themen wie Datenqualität und Datenverfügbarkeit besteht ein Spannungsfeld:

• Wenn Sie die Datenqualität verbessern, indem Sie beispielsweise Daten über Ihre Kunden hinzukaufen oder zusätzliche personenbezogene Daten erfassen, geraten Sie womöglich in Konflikt mit dem Datenschutz.
• Wenn Sie die Datenverfügbarkeit maximieren, indem Sie zum Beispiel allen Mitarbeitern Zugriff auf alle Daten gewähren, riskieren Sie die Datensicherheit, da Mitarbeiter sensible Daten womöglich an Dritte weitergeben.

Erfahren Sie mehr über die Methode des Datenstrategie-Designs.

Start

Das Datenmanagement ist ein aufwändiges und nie endendes Unterfangen. Entsprechend sollten Sie sich genau überlegen, welche Daten Sie überhaupt erfassen möchten. Bei der Auswahl der Datenquellen hilft Ihnen eine individuelle Datenstrategie, welche Ihnen die Verwertungspotentiale Ihrer Daten aufzeigt.

Umgekehrt werden Sie ohne aktives Datenmanagement den Wert Ihrer Daten nicht vollends realisieren. Darüberhinaus riskieren Sie unter anderem Abmahnungen wegen Datenschutzverletzungen und wirtschaftlichen Verlust beispielsweise durch Datenlöcher. Behandeln Sie Daten nicht als Abfallprodukt, die „eh da“ sind, sondern als Unternehmenswert, welcher zu schützen und zu pflegen ist.

Wählen Sie aus Ihrer Datenstrategie oder aus Ihrer Datenlandschaft eine Datenquelle aus und platzieren Sie diese als Karte in die Mitte der Vorlage auf das Feld Datenlandschaft. Anschließend befassen Sie sich jeweils mit den vier Bereichen des Datenmanagements (Datenschutz, Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Datenqualität) und arbeiten sich von außen nach innen durch die drei Felder Maßnahmen, Personen und Werkzeuge.

Farben

• Nutzen Sie grüne Karten für Maßnahmen, Personen und Werkzeuge, die bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sind.
• Rote Karten stehen für Ressourcen, welche noch nicht vorhanden sind.
• Gelb deutet an, dass es bereits Pläne dafür gibt bzw. es in Arbeit ist.

Schritt 1 von 4

Datenschutz

Der Datenschutz gewährleistet, dass die Rechte von Kunden, Mitarbeitern und Partnern an ihren persönlichen Daten geschützt werden, indem …

1. … Maßnahmen sicherstellen, dass beispielsweise nur personenbezogene Daten gespeichert werden, die erforderlich sind (Datensparsamkeit), und dass diese personenbezogenen Daten nicht zweckentfremdet werden (Zweckbindung) und die betroffene Person über die Speicherung und Verwendung informiert ist und eingewilligt hat (Transparenz & Opt-In).
2. … Personen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, über die erforderlichen Maßnahmen aufgeklärt werden, und es einen Datenschutzbeauftragten gibt.
3. … Werkzeuge bereitgestellt werden, mit denen die betreffenden Personen die Maßnahmen einfach und gesetzeskonform durchführen können, zum Beispiel der Auskunfts- und Löschpflicht nachkommen können.

Während der Datenschutz sich um die rechtliche Seite der Daten kümmert und auf personenbezogene Daten beschränkt ist, betrifft die Datensicherheit generell alle Daten und definiert insbesondere technische und organisatorische Maßnahmen. Ein angemessener Datenschutz erfordert immer eine ausreichende Datensicherheit.

Schritt 2 von 4

Datensicherheit

Die Datensicherheit hat zum Ziel, das Risiko von Datenverlust, Datenmanipulation oder Datenmissbrauch zu minimieren. Dazu ist folgendes erforderlich:

1. Maßnahmen wie beispielsweise Datensicherungen, Versionierung von Änderungen, Zugriffskontrollen und mehr.
2. Personen wie IT-Administratoren, welche die Datensicherungen vornehmen, die Sicherheitseinstellungen von Datenbanken entsprechend konfigurieren oder zusätzliche Sicherheitsmechanismen implementieren.
3. Werkzeuge wie Backup-Tools, Blockchain-basierte Datenbanken oder Benutzermanagementsysteme.

Schritt 3 von 4

Datenverfügbarkeit

Der Datensicherheit ist die Datenverfügbarkeit diametral gegenübergestellt. Die Datenverfügbarkeit befasst sich mit der Frage, wie die Daten den Mitarbeitern möglichst einfach, schnell und umfassend zur Verfügung gestellt werden können. Dabei helfen:

1. Maßnahmen wie die Schulung der Mitarbeiter und die Schaffung einer zentralen Business Intelligence-Abteilung
2. Personen wie Business Analysten, welche in den Fachabteilungen für analytische Fragestellungen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen
3. Werkzeuge wie Data-Warehouse-Systeme und Self-Service-BI-Tools

Die Verfügbarkeit von Daten ist nur dann zielführend, wenn die Qualität der Daten passt. Wenn Mitarbeiter sich mit fehlerhaften, unvollständigen oder nur spärlichen Daten begnügen müssen, können sie keinen Nutzen aus den Daten ziehen.

Schritt 4 von 4

Datenqualität

Das Datenqualitätsmanagement beschäftigt sich entsprechend damit, wie die Menge der Daten, ihre Vielfalt, ihre Vollständigkeit, ihre Korrektheit, ihre Aktualität, ihre Repräsentativität und vieles mehr dauerhaft gesichert und kontinuierlich verbessert werden kann. Dazu stehen folgende Mittel zur Verfügung:

1. Maßnahmen wie regelmäßige Audits der Daten sowie der Zukauf von externen Datensätzen
2. Personen wie beispielsweise ein Data Steward, der eine Datenbank ganzheitlich verantwortet
3. Werkzeuge, welche zum Beispiel Anomalien in den Daten erkennen (mittels Machine Learning)

Abschluss

Abschließend sollten Sie Ihre Datenmanagement-Strategie auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen:

• Haben Sie alle wichtigen Fragen beantwortet?
• Welcher Bereich ist nur dünn besetzt und warum?
• Welche Maßnahmen kollidieren miteinander, zum Beispiel für den Datenschutz vs. die Datenqualität?
• Welche Personen könnten in einen Interessenkonflikt geraten, beispielsweise weil sie sowohl die Datensicherheit als auch die Datenverfügbarkeit erhöhen sollen?

Die Ergebnisse der Datenmanagement-Vorlage können Sie schließlich in Ihre Datenstrategie übernehmen.

HINWEIS

Die Bereitstellung des Datenmanagement Canvas stellt keine Rechtsberatung dar und erhebt keinen Anspruch darauf, vollständig und in jedem Detail richtig zu sein.